Saber que el registro horario es obligatorio es una cosa; implantarlo bien, otra. Esta guía recorre los cinco pasos para poner en marcha el registro de jornada en tu empresa de forma que cumpla la ley y no se convierta en una carga administrativa.
Paso 1: define la jornada esperada
Antes de que nadie fiche, define el horario esperado de cada empleado o grupo. No es un requisito legal en sí mismo, pero es lo que te permite detectar olvidos de fichaje y anomalías: si el sistema sabe que alguien debía entrar a las 9:00, puede avisar cuando no hay registro. Ten en cuenta también los límites de jornada de tu convenio y la reducción de jornada que plantea la reforma laboral en tramitación.
Paso 2: elige un sistema digital (e inmutable)
Este es el paso donde más empresas se equivocan. Dos criterios innegociables:
- Inmutable. El registro no puede ser editable a posteriori sin rastro. Un Excel no cumple; un sistema con integridad criptográfica, sí.
- Sin biometría. Fichar con huella o cara puede parecer cómodo, pero la AEPD considera esos datos de categoría especial y su uso para control horario acarrea riesgo sancionador. No cambies una posible multa de registro por una de protección de datos.
Si dudas entre hoja de cálculo y sistema digital, el porqué está aquí: registro horario digital vs. Excel.
Paso 3: da de alta a tu plantilla
Registra a cada trabajador en el sistema. Lo ideal es que cada persona fiche desde su propio móvil, con o sin geolocalización según el caso (recuerda que la geolocalización requiere informar y tener una base jurídica adecuada). Cuanto más autónomo sea el fichaje para el empleado, menos fricción para RRHH.
Paso 4: registra entradas, salidas y pausas
El registro debe reflejar la jornada real: hora de inicio, hora de fin y las pausas que exija el convenio. Cada fichaje queda sellado con marca de tiempo y encadenado, de modo que el conjunto forma una evidencia coherente e inalterable. Cuando alguien olvida fichar, debe existir un procedimiento de corrección que deje rastro de auditoría, sin borrar el registro original.
Paso 5: conserva y prepárate para la Inspección
La ley obliga a conservar los registros cuatro años y a tenerlos disponibles para la Inspección. Con un sistema digital esto es automático, y además puedes generar una exportación certificada cuando la ITSS lo requiera —incluso darle acceso remoto de solo lectura— sin recopilar nada a mano.
En resumen
Implantar el registro horario bien se reduce a: definir la jornada, elegir un sistema fiable (digital e inmutable, sin biometría), dar de alta a la plantilla, registrar la jornada real y conservar la evidencia. Con eso cumples el art. 34.9 ET con garantías, y una inspección deja de ser un problema.
Para entender qué te obliga exactamente la ley, consulta la guía de registro horario obligatorio. Y si quieres implantarlo hoy, VeriLabo lo cubre de principio a fin: ver la funcionalidad o empezar gratis.
Preguntas frecuentes
¿Qué sistema de registro horario es válido? Uno digital, que refleje la jornada real y que sea inalterable (con garantía de integridad). El Excel editable no ofrece esa garantía.
¿Puedo obligar a fichar con huella? No es recomendable: la AEPD considera la huella un dato biométrico especial cuyo tratamiento para control horario requiere una base jurídica reforzada. Es preferible un sistema sin biometría.
¿Desde cuándo es obligatorio? Desde el RD-ley 8/2019 (art. 34.9 ET), para todas las empresas. La ley obliga a registrar la jornada diaria y a conservarla cuatro años, pero no impone un formato: el digital es la vía más segura para garantizar la fiabilidad que exige la Inspección.