No llevar el registro de jornada es una de las infracciones que la Inspección de Trabajo detecta con más facilidad y sanciona con más frecuencia. La cuantía va desde los 60 € de una infracción leve hasta los 225.018 € de la más grave. Esta guía resume qué multas existen, qué comprueba exactamente la Inspección y cómo evitar el riesgo.
Quién está obligado al registro de jornada
El art. 34.9 del Estatuto de los Trabajadores (introducido por el RD-ley 8/2019) obliga a todas las empresas con trabajadores por cuenta ajena a registrar diariamente la jornada, con la hora concreta de inicio y fin de cada persona, sin importar su tamaño ni su sector. No hay un mínimo de plantilla: una empresa con un solo empleado ya está obligada. La ley no impone un formato concreto —la organización del registro se fija por convenio, por acuerdo de empresa o, en su defecto, por decisión del empresario previa consulta—, pero el registro debe ser fiable y objetivo: la Inspección puede cuestionar uno que no garantice que los datos reflejan la jornada real y no se han manipulado.
Si quieres el detalle completo de la obligación, lo tienes en nuestra guía de registro horario obligatorio.
Las multas por no llevar el registro horario
Las sanciones se rigen por la Ley de Infracciones y Sanciones del Orden Social (LISOS) y se gradúan según la gravedad:
Infracción leve — 60 € a 750 €
Se considera leve, por ejemplo, no conservar los registros durante los cuatro años obligatorios o no entregar al trabajador la copia mensual de su jornada cuando la solicita.
Infracción grave — 751 € a 7.500 €
Es el caso más habitual: no disponer de un sistema de registro horario, o tener uno que no refleje la jornada realmente efectuada. Aquí entra el clásico Excel que "cuadra" horarios teóricos en lugar de registrar las horas reales.
Infracción muy grave — 7.501 € a 225.018 €
Se reserva para el fraude en el registro, la manipulación de datos o la reiteración tras una sanción previa. Manipular registros para ocultar horas extra no pagadas puede escalar rápidamente a esta categoría.
Qué comprueba la Inspección de Trabajo
Cuando la ITSS revisa el registro horario, no se conforma con que "exista un archivo". Comprueba que:
- El registro recoge la jornada real de cada persona, día a día, con hora de inicio y fin.
- Los datos son fiables e inalterables — que no se han podido modificar a posteriori sin rastro.
- Se han conservado cuatro años y están disponibles de inmediato.
- Coinciden con otros indicios: fichajes de acceso, correos, partes de trabajo.
La ley no prohíbe el papel ni el Excel, pero un registro fácilmente editable falla justo en el punto de la fiabilidad: nada garantiza que no se haya retocado, así que la Inspección puede cuestionarlo aunque exista. Ahí es donde un sistema con garantía de integridad marca la diferencia.
Cómo evitar la multa
La forma más segura de blindarte es un registro digital que garantice la integridad de los datos:
- Registro inmutable. Cada fichaje queda sellado con marca de tiempo y encadenado criptográficamente, de modo que cualquier alteración sería detectable.
- Conservación automática. Los cuatro años se cumplen solos, sin depender de que alguien archive hojas de cálculo.
- Exportación lista para la ITSS. Ante una inspección, generas la evidencia certificada en minutos.
- Sin biometría. Fichar con huella puede ahorrarte una multa de registro horario y costarte una de la AEPD, mucho mayor. Evítalo.
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Preguntas frecuentes
¿Cuál es la multa por no tener registro horario? No disponer de registro, o que no refleje la jornada real, es una infracción grave sancionable con entre 751 € y 7.500 €. El fraude o la reiteración la elevan a muy grave, hasta 225.018 €.
¿El Excel sirve para el registro de jornada? La ley no impone una tecnología concreta, así que en teoría un Excel puede servir. En la práctica, un Excel editable no garantiza la integridad de los datos y la Inspección puede considerarlo no fiable, por lo que un registro digital con garantía de inalterabilidad es mucho más seguro.
¿Cuánto hay que conservar los registros? Cuatro años, a disposición del trabajador, de sus representantes y de la Inspección de Trabajo.